Перейти к содержимому 
Бухгалтер может уйти в середине года — сразу после отчетности, перед отпуском или вообще неожиданно. Для бизнеса это неприятно, но само по себе не критично.
Проблемы начинаются, когда новый бухгалтер получает базу 1С, доступы и слышит: «Там все в порядке».
А потом выясняется, что последний нормально закрытый месяц был три месяца назад. В ЭДО остались неподписанные документы. По контрагентам висят суммы, которые никто уже не может объяснить. Часть отчетности сдавали с исправлениями, но новый бухгалтер об этом не знает.
Поэтому при смене бухгалтера нужно не просто забрать файлы и пароли. Важно понять, в каком состоянии вам передают учет и что осталось незакрытым.
Сначала зафиксируйте, что именно передали
Не стоит начинать со сложной проверки счетов и проводок. Сначала нужен простой реестр передачи.
В нем должно быть понятно:
- какая база 1С передана и на какую дату;
- какой месяц закрыт последним;
- какая отчетность уже сдана;
- где хранится первичка;
- какие сервисы ЭДО используются;
- какие доступы переданы;
- остались ли требования ФНС, незакрытые сделки и документы, которых пока нет.
Если какого-то акта, договора или отчета нет, это лучше так и записать.
Фраза «акт от поставщика за июнь не передан» через три месяца гораздо полезнее, чем спор между двумя бухгалтерами о том, кто и когда должен был его получить.
А уже после этого имеет смысл разбираться, что находится внутри базы.
1С лучше сначала сохранить, а потом исправлять
Когда новый бухгалтер открывает чужую 1С, хочется сразу привести все в порядок. Но сначала лучше сохранить базу такой, какой ее получили.
Резервная копия — это страховка. Если после исправлений появятся новые вопросы или придется выяснять, в каком состоянии учет был на момент передачи, исходные данные останутся.
После этого можно проверять сам учет.
Для собственника важны не проводки сами по себе. Нужны ответы на более простые вопросы: до какого месяца учет действительно доведен, сходятся ли банк и касса, начислена ли зарплата, что происходит с расчетами с контрагентами, какие налоги уже посчитаны и какая отчетность сдана.
Фраза «все готово, только последний месяц не закрыт» еще ничего не гарантирует. Новый бухгалтер может открыть предыдущие периоды и увидеть, что вопросы начались гораздо раньше.
Поэтому принять базу и просто продолжить вести ее с текущей даты — не одно и то же.
ЭДО нельзя принять одним паролем
Доступ к ЭДО получили — хорошо. Теперь нужно посмотреть, что осталось внутри: есть ли документы без подписи или обработки, завершен ли обмен по отправленным документам и доступен ли архив за прошлые периоды.
Отдельно проверьте, нет ли у компании второго оператора ЭДО, которым пользовался прежний бухгалтер.
Скачанные PDF этого не заменяют. Новому бухгалтеру нужен доступ к самому архиву электронных документов, а не только к их печатным копиям.
Старые доступы после передачи лучше закрыть
Этот пункт часто откладывают: «Пусть пока остается, вдруг что-то понадобится». Но после смены бухгалтера старые доступы лучше не держать про запас.
Проверьте, кто может войти в 1С, ЭДО, интернет-банк и сервис отчетности. У нового бухгалтера должны быть свои учетные записи и свои полномочия — пользоваться логином или электронной подписью прежнего сотрудника не нужно.
Если бывший бухгалтер работал от имени компании по машиночитаемой доверенности, после прекращения его полномочий МЧД стоит отозвать. Сделать это можно в электронном сервисе ФНС.
Отдельно проверьте, не остались ли в офисе или на рабочем компьютере носители с электронной подписью прежнего сотрудника и кто имеет к ним доступ.
По сути, это обычный контроль после ухода сотрудника: старые права закрываются, новым сотрудникам выдаются свои.
В 1С документ есть. А сам документ?
Еще одна неприятная вещь обнаруживается уже после передачи.
Расход проведен в программе. Сумма попала в учет. Контрагент знакомый. На первый взгляд все нормально.
А закрывающего документа нет.
Бывает и наоборот: акт давно пришел по ЭДО, но в 1С его никто не отразил.
Поэтому бумажную и электронную первичку стоит сверить хотя бы по основным незакрытым участкам. Собственнику не нужно лично перебирать каждую накладную. Важно, чтобы новый бухгалтер понимал, какие суммы подтверждены документами, а где бумаги еще придется искать.
Если таких пробелов много, дело уже может быть не только в передаче. Иногда требуется восстановление бухгалтерского учета.
Если бухгалтер уже ушел, а документы переданы не полностью
Если прежний бухгалтер уже не выходит на связь или передал только часть документов, ждать идеальной передачи не стоит. Работать придется с тем, что удалось получить.
Сначала сохраните базу 1С в текущем состоянии, соберите доступные документы, проверьте доступ к банку, ЭДО и сервисам отчетности. Отдельно запишите, чего не хватает: первички, договоров, отчетов, доступов, пояснений по остаткам и незакрытым операциям.
Дальше новый бухгалтер должен понять, можно ли спокойно продолжать учет с текущего месяца. Иногда достаточно запросить несколько недостающих документов. Но если в базе есть расхождения, незакрытые периоды или непонятные остатки, сначала придется разобраться с тем, что осталось от прежнего учета.
Лучше выяснить это сразу. Следующая отчетность или требование из налоговой — не тот момент, когда стоит впервые узнавать о старых ошибках.
Как понять, что бухгалтерия действительно принята
После передачи должно быть ясно, какой период закрыт, каких документов не хватает, настроены ли доступы новому бухгалтеру и что осталось незавершенным после прежнего.
После приемки нужен простой ответ: можно спокойно вести текущий месяц или сначала придется разбираться со старым учетом.
Если состояние учета вызывает вопросы, в БК «Интеллект» можно передать на проверку базу 1С, документы и ЭДО. Мы разберемся, в каком состоянии учет сейчас и что стоит исправить до ближайшей отчетности.
Если после приемки решите передать учет нам на постоянное ведение, оставить заявку можно на bkintellect.ru.
FAQ
Можно ли менять бухгалтера в середине года?
Да. Ждать конца года не нужно. Важнее правильно передать базу 1С, документы, ЭДО и доступы и понять, до какого периода учет действительно доведен.
Что обязательно получить от прежнего бухгалтера?
Как минимум актуальную базу 1С, документы и архив ЭДО, информацию о сданной отчетности, действующих доступах и незавершенных вопросах. Лучше зафиксировать передачу отдельным реестром и сразу записать, каких документов не хватает.
Что делать, если бухгалтер уже ушел и передал не все?
Сохранить базу в текущем состоянии, собрать доступные документы и восстановить доступы к банку, ЭДО и отчетности. После этого новый бухгалтер сможет оценить, можно ли продолжать текущий учет или сначала нужно разбираться с предыдущими периодами.
Нужно ли закрывать доступы бывшего бухгалтера?
Да. После передачи стоит проверить доступы к 1С, интернет-банку, ЭДО и сервисам отчетности. Если бухгалтер работал от имени компании по МЧД, после прекращения его полномочий доверенность также нужно отозвать.