Исполнительный лист на сотрудника: что делать работодателю

Сегодня в компанию приходит постановление судебного пристава об удержании долга с сотрудника, а зарплату нужно перечислить уже завтра.

Откладывать документ до следующего месяца нельзя. Но и удерживать половину со всех выплат работника тоже нельзя.

С даты получения исполнительного документа у компании появляются обязанности: правильно рассчитать сумму, удержать её при подходящей выплате и вовремя перечислить взыскателю или приставам. За ошибку отвечает не сотрудник-должник, а работодатель.

Для организации штраф за неисполнение требований исполнительного документа, его утрату или несвоевременную отправку может составить от 50 000 до 100 000 ₽.

Руководителю не нужно садиться рядом с бухгалтером и пересчитывать алименты. Обычно достаточно проконтролировать три даты:

1. Когда документ получили.
2. Когда удержали деньги.
3. Когда их перечислили.

Расскажем, что делать работодателю, если на сотрудника пришёл исполнительный лист.

Что сделать сразу после получения исполнительного листа

Сначала зафиксируйте дату поступления документа.

Это может быть отметка в журнале входящей корреспонденции, запись в электронной системе или другая внутренняя отметка, по которой понятно, когда компания получила документ и кому передала его в работу.

Дата важна не для порядка в папках. Со дня получения исполнительного документа работодатель должен учитывать его при последующих выплатах сотруднику, если на соответствующий доход можно обратить взыскание.

Допустим, постановление пристава пришло на общую почту компании. Секретарь переслал его кадровику, кадровик — бухгалтеру. Через неделю пристав просит сообщить, почему удержания ещё не начались.

Если дату получения не зафиксировали, придётся восстанавливать события по письмам и сообщениям. А фраза «бухгалтер увидел документ позже» не меняет дату, когда его получила сама компания.

Кроме даты, сразу проверьте:

• действительно ли указанный человек работает в организации;
• кто направил документ;
• есть ли реквизиты для перечисления;
• кто отвечает за его исполнение;
• когда сотруднику предстоит ближайшая выплата.

Отдельное согласие работника на обязательное удержание не требуется. Извещать его о самом поступлении документа закон также не обязывает, но размер и основание удержания нужно показать в расчётном листке.

Исполнительный лист пришёл перед зарплатой. Удерживать уже сейчас?

Если после получения документа зарплату ещё не выплатили, бухгалтер должен проверить, нужно ли провести удержание при этой выплате.

Ждать первого числа следующего месяца только потому, что расчётный период уже закрыт, нельзя. Закон связывает начало исполнения с получением документа, а не с удобным для бухгалтерии месяцем.

Но это не значит, что директор должен останавливать всю зарплату компании. Нужно передать документ специалисту и получить короткий ответ:

Документ получен такого-то числа. Ближайшая выплата будет такого-то числа. Удержание проведём из этой выплаты в таком-то размере.

Если исполнительный лист пришёл уже после выплаты первой части зарплаты, его учитывают при следующей подходящей выплате. Конкретный расчёт зависит от даты получения документа, вида дохода и того, как в компании исчисляют НДФЛ.

Сколько можно удержать из зарплаты

Удержание считают не со всей начисленной зарплаты, а с суммы, которая осталась после НДФЛ.

По общему правилу по исполнительным документам можно удерживать не более 50% дохода. Для алиментов на несовершеннолетних детей и некоторых требований о возмещении вреда предел может составлять 70%.

Но 50% — это не ставка на все случаи жизни.

Если в исполнительном документе написано удерживать 25%, работодатель удерживает 25%. Нельзя увеличить процент до максимального только для того, чтобы долг погасился быстрее.

Пример. После НДФЛ сотруднику причитается 80 000 ₽. В документе указано удерживать 25%.

Работодатель удержит:

80 000 ₽ × 25% = 20 000 ₽.

Сотрудник получит 60 000 ₽. Ещё 20 000 ₽ компания перечислит по реквизитам, указанным приставом или взыскателем.

Руководителю необязательно проверять саму формулу. Можно попросить у бухгалтера четыре цифры:

• доход после НДФЛ;
• процент из исполнительного документа;
• удержанная сумма;
• сумма, которую получит сотрудник.

Можно ли удерживать деньги со всех выплат сотруднику

Нет.

Если работнику начислена только обычная зарплата, ситуация чаще всего понятна. Вопросы возникают, когда вместе с зарплатой ему выплачивают пособие, материальную помощь, командировочные или другие компенсации.

Например, средний заработок за дни командировки и возмещение стоимости гостиницы — не одно и то же. С заработка удержание возможно. Компенсация командировочных расходов относится к выплатам, на которые взыскание не обращают.

Закон также защищает некоторые выплаты в связи с рождением ребёнка, смертью родственника, регистрацией брака и другие виды доходов. Полный перечень установлен статьёй 101 Закона № 229-ФЗ.

Поэтому фраза бухгалтера «мы поставили процент на все начисления» — повод остановиться и проверить расчёт.

Самому директору изучать весь перечень защищённых выплат не нужно. Достаточно выяснить, есть ли в начислениях сотрудника что-то кроме зарплаты.

Деньги удержали. Когда их нужно перечислить

В течение трёх дней со дня выплаты дохода сотруднику.

Нельзя удержать деньги из зарплаты и оставить их на счёте компании до конца месяца. Обязанность исполнена только после того, как сумма перечислена взыскателю или на счёт, указанный судебным приставом.

Допустим, в зарплатной программе удержание проведено правильно. Сотрудник получил на 20 000 ₽ меньше. Но платёжное поручение взыскателю осталось неподписанным.

Для работника деньги уже удержали. Для исполнительного производства их ещё не перечислили. Компания нарушила срок.

Поэтому после первой выплаты лучше проверить не ведомость, а исполненное платёжное поручение.

В нём должны быть правильные реквизиты и сведения, по которым платёж можно отнести к нужному исполнительному производству.

Сотрудник просит ничего не удерживать. Можно согласиться?

Нет, если единственное основание — устная просьба работника.

Сотрудник может сказать, что уже договорился со взыскателем, погасил долг или принесёт подтверждение позже. Но пока у работодателя нет документа, который изменяет или прекращает взыскание, прежний исполнительный документ продолжает действовать.

Не подойдут:

• просьба по телефону;
• сообщение в мессенджере;
• устное обещание принести справку;
• фотография расписки без возможности проверить её значение.

Для изменения расчёта может понадобиться новое постановление пристава, судебный акт или документ взыскателя — в зависимости от того, как исполнительный документ поступил работодателю.

Если работник считает удержание неправильным, он вправе обратиться к приставу или в суд. Работодатель не должен самостоятельно разрешать их спор.

Что делать, если сотрудник увольняется

Провести допустимое удержание при окончательном расчёте и вернуть исполнительный документ тому, от кого он поступил.

Оставлять его в личном деле или в архиве бухгалтерии нельзя.

По действующей редакции статьи 98 Закона № 229-ФЗ документ или его копию нужно вернуть не позднее дня, следующего за днём окончания исполнения.

На практике работодателю стоит сохранить:

• расчёт последнего удержания;
• сведения об общей перечисленной сумме;
• копию возвращаемого документа;
• подтверждение отправки приставу или взыскателю.

Если удерживались алименты, об увольнении сотрудника нужно также сообщить судебному приставу и получателю алиментов. Для такого сообщения действует трёхдневный срок.

Пример. Сотрудник увольняется в пятницу. Бухгалтер удерживает разрешённую сумму при окончательном расчёте. После этого исполнительный документ нельзя положить в папку «уволенные». Его нужно оформить и отправить обратно, сохранив подтверждение отправки.

Когда расчёт лучше перепроверить

Один исполнительный лист с понятным размером удержания обычно не вызывает сложностей. Но стандартного расчёта в зарплатной программе может оказаться недостаточно, если:

• на сотрудника поступило несколько исполнительных документов;
• одновременно взыскиваются алименты и обычный долг;
• в документе указана задолженность за прошлые периоды;
• сотруднику начисляют пособия, компенсации или материальную помощь;
• взыскатель сообщил новые реквизиты;
• работник увольняется;
• деньги уже удержали, но срок их перечисления пропущен.

В таких ситуациях ошибка может привести к претензиям с обеих сторон. Судебный пристав может посчитать, что компания исполнила документ не полностью или с нарушением срока. Сотрудник, наоборот, может потребовать вернуть излишне удержанную сумму.

До выплаты стоит проверить сам исполнительный документ, дату его получения, состав начислений, наличие других удержаний и расчёт, подготовленный бухгалтерией. Это позволит заранее определить правильную сумму, не затронуть защищённые выплаты и не пропустить срок перечисления.

Когда внутри компании нет специалиста с опытом работы со сложными исполнительными документами, расчёт можно передать на проверку в БК Интеллект. Специалист изучит документ и начисления сотрудника, проверит предел удержания и подскажет, какие действия нужно выполнить до ближайшей выплаты.

Оставьте заявку на сайте bkintellect.ru и проверьте расчёт до перечисления зарплаты. Исправить ошибку заранее проще, чем отвечать на претензию сотрудника или запрос судебного пристава.